背景
上个章节讨论了什么是流程,那么这个章节对流程的基本概念做一些扩展。
公司为何实施流程管理
公司为何称之为公司,目的是为了赚钱,创造价值,并且为了最大程度的提升来提升赚钱能力,为何配合公司的核心的价值构建的公司,所以不能一个人来解决,需要团队交付,而一个团队构建成系统,这是基本逻辑。核心原因无非以下几个内容:
流程就是公司的规则和规范,一种约束和纪律,目的是为了交付价值。流程确保提升效率,保证资源利用的最大化。没有流程,价值流的端到端会卡在某个环节,造成资源的极大浪费,从而成本提升,效率降低。用流程确定性抵御不确定性风险,公司安全感,减少混乱。小企业需要流程吗,流程就是用系统的力量,再小的公司需要流程,如果基本流程都没有,那么可以称之为一群乌合之众。
公司赚钱的逻辑
其实某种程度上来讲,流程就是业务,流程是业务的承载和再现。公司如何赚钱的,就是公司的核心价值链,只有明白了公司的赚钱的业务逻辑,才能梳理出公司的最核心的价值流,也就是公司的核心业务流,基于此,来设计梳理公司的关键流程。
流程管理的切入点
这是从流程管理的角度思考的,哪些环节需要流程,就是没事找事,哪些环节有业务问题,哪些地方部门有牢骚,客户有牢骚,员工有牢骚,这些都是流程管理很好的切入点。
部门为何讨厌流程
公司规模不断壮大,部门和人员越来越多,于是出现了很多办公地点,办公大楼,子公司和事业部,如果老板为了所谓提高员工工资,再整什么独立核算之类的,大公司于是乎分解为一个个小利益团体;当然另外一个极端就是大锅饭的分工部门。
前提是,有部门,就有部门领导,中国的特色就是家长制,一言堂,部门老大说了算,所以站在部门老大的角度来看,流程是数字化的工具,会把一切隐私呈现给其他人,家丑和能力就可以外扬了。
这里面的很多名利逻辑都在里面,部门利益和个人利益在一起。如果推行过系统的同仁都懂得,另外就是上流程就是规则,就是紧箍咒,部门当然讨厌,特别是部门负责人当然反对。
员工为何讨厌流程
前提是好的流程,有必要的流程,员工一般不讨厌,当然也会排斥,觉得不受尊重,被链子给拴着,没有人权之类的,当然,我们不从这个角度展开。
在很多的企业都发现基层员工一听流程就烦,甚至想要骂人,认为那就是一堆不干活的人,专门弄出来一套东西来为难干活的人,借此体现自己的价值。
而在管理层那边,又总是容易听到另一种说辞,认为员工能力素质不行,总喜欢不按流程违规操作,导致公司管理两层皮,企业管理能力与效率一直上不去。
出现这种问题,最常见原因大致有以下3个:
搞不清流程的服务者
太多的企业在流程设计的过程中,总是关注领导想要什么,错把领导当成服务对象,却忽略了流程真正的使用者(一线业务人员)他们想要什么。
这就导致很多流程在设计出来以后发现领导看了很满意,但是一线业务人员操作起来却十分复杂,销售人员好不容易拉来业务,结果内部一堆流程评审下来以后,客户早就等不及跑了。
就像前面提到的报销流程,对于报销人来说自然是希望越快越好,但对于财务总监这样的领导来说就是风险越小越好,拉上越多的领导审批他认为风险就越低,这时候如果按着领导的思路来,那一定就会造成之前那样保险难、员工不愿意出差的情况。
所以我们在流程设计之初,一定要充分考虑流程的使用者,他们到底需要什么,一定要围绕着他们的需求来策划。
依赖增加人为审批来控制风险
流程很大程度上是为了让业务合规,控制企业风险,这当然没有错,但是如何控制风险,方法选择就很重要。
举一个非常简单的例子,就是采购的定价流程,公司都担心采购吃回扣价格报高,于是每次定价以后都要经过成本会计来审核,成本会计收到报价后经过一大通计算最后给出一个意见,经常需要多轮协商,流程退来退去。
但是我们试想一下,是不是可以让成本会计的工作提前,在采购定价之前先根据市场行情计算出一个标准成本价,只要采购谈的价格在标准成本一定的偏差范围内就给予认可,那后面审批过程中扯皮的过程是不是就可以避免了。
所以在流程设计过程中,对于每一个增加的审批节点,我们都要问一问,需要这个节点审什么,能不能通过过程要求去替代。
控制风险最好的手段往往不是增加领导的审批节点,而是把规范要求融合到业务流程的过程当中去,形成标准的输入、输出,自然而然就控制了风险,减少了来回扯皮的过程。
至于如何流程设计,是以后我们的重点。
企图一劳永逸一成不变
一个非常精妙的例子,公司流程就像人穿的衣服,随着公司内外部环境的变化也应该发生变化。市场环境变化了,就像一个人从夏天到了冬天,若还是穿个T恤就会感冒;内部规模增长了,就像一个孩子长大了,再穿童装就会穿不上一样。 很多企业企图通过一次改革、一次咨询就一劳永逸地解决所有问题,是不现实的。
所以,当越来越多的员工开始反感流程的时候,我们就需要重新审视流程的适用性。